Rechnungen schreiben für Freelancer und Firmen

Was es ist

Lipi schreibt Rechnungen für Freelancer, Läden und kleine Firmen. Du legst eine Rechnung mit Kunde, Positionen, Rabatt und MwSt. an, teilst sie als Link oder PDF und verfolgst sie bis zur Zahlung. Alles liegt in derselben App wie deine Konten und Ausgaben. Ein eingegangener Betrag kann direkt in deine Buchungen fließen.

Welches Problem es löst

Viele führen eine Vorlage in einem Dokument, schicken ein PDF und merken sich Zahlungen im Kopf oder in einer Tabelle. Lipi hält Rechnung, Kunde und Zahlungen zusammen. Die Liste zeigt, was Entwurf, versendet, teilweise bezahlt, bezahlt oder überfällig ist. Die Kundenseite zeigt, was dieser Kunde dir noch schuldet.

So funktioniert es

1. Öffne Rechnungen im Menü und tippe auf Neue Rechnung. Wähle Leere Rechnung oder Aus Vorlage, falls du eine gespeichert hast.
2. Wähle unter Wer den Kunden bei Rechnung an (oder lege direkt einen Neuen Kunden an) und prüfe den Absender unter Von. Fülle dann Details aus: Rechnungsnummer (leer lassen für die nächste Nummer), Währung, Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum.
3. Füge deine Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einheit (optional, zum Beispiel Stunden oder Tage) und Preis. Mit Position hinzufügen kommen weitere dazu. Unter Rabatt und Steuer trägst du Rabatt und Steuern wie MwSt. ein.
4. Wähle die Zahlungsarten, die gedruckt werden, ergänze Notizen und Bedingungen, such ein Layout aus, prüfe die Vorschau und tippe auf Speichern. Die Rechnung startet als Entwurf.
5. Tippe auf der Rechnungsseite auf Als versendet markieren. Mit Teilen bekommst du einen Link, mit PDF lädst du die Datei herunter. Beides schickst du selbst, etwa per WhatsApp, Viber oder E-Mail.
6. Kommt Geld an, tippe auf Zahlung erfassen. Mehr dazu unter Rechnungszahlungen. Der Status wechselt von selbst auf Teilweise bezahlt oder Bezahlt.

Details und Regeln

• Status: Entwurf, Versendet, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig und Storniert. Überfällig setzt Lipi automatisch, wenn eine versendete Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet. Zurück zum Entwurf und Stornieren findest du auf der Rechnungsseite. Eine stornierte Rechnung behält ihren Verlauf.
• Entwürfe sind nie öffentlich. Ein Freigabelink funktioniert erst, nachdem du die Rechnung als versendet markiert hast.
• Nummerierung: Lass die Nummer leer, dann nutzt Lipi dein Muster, zum Beispiel INV-0001. Muster, nächsten Zählerstand und Standardtitel änderst du in den Rechnungseinstellungen unter Nummerierung und Titel. Tippst du eine Nummer, die es schon gibt, warnt Lipi dich und lässt dich sie trotzdem behalten.
• Titel: Der Titel benennt das PDF und die Freigabeseite. Platzhalter wie die Rechnungsnummer werden automatisch eingesetzt.
• Steuern und Rabatte: Rabatt in Prozent oder als fester Betrag, Steuervorlagen für MwSt. und Servicezuschlag, eigene Steuern, im Preis enthaltene Steuern und verschiedene Steuern pro Position. Die Summen werden exakt gerechnet.
• Datum: Die Datumsfelder sind einfache Felder für Jahr, Monat und Tag. Trag das Datum in der Form ein, die dein Kunde erwartet.
• Hinweis für Nepal: Stellst du als Firma eine Rechnung an einen Kunden in Nepal aus, trägt sie einen kurzen Hinweis, dass sie keine Steuerrechnung der IRD ist. Prüfe, was dein Finanzamt für dein Geschäft verlangt.
• Verlauf: Jedes Speichern bleibt erhalten. Die Rechnungsseite listet Erstellt, Bearbeitet und Status geändert. Bearbeitest du eine Rechnung nach dem Teilen, steht auf der öffentlichen Seite, dass sie überarbeitet wurde.
• Duplizieren und Vorlagen: Duplizieren kopiert eine Rechnung. Kunde, Positionen und Bedingungen, die du oft abrechnest, speicherst du in den Rechnungseinstellungen als Vorlage.
• Erinnerungen an dich: Lipi kann dich drei Tage vor der Fälligkeit und am Tag danach erinnern. Die Uhrzeit stellst du in den Rechnungseinstellungen ein. Deine Kunden schreibt Lipi nie an.
• Tarife: Rechnungen und Kunden sind kostenlos, ohne Mengenlimit. Der Kostenlose Tarif hat einen Absender. Premium bringt mehr Absender, eigenes Logo und eigene Unterschrift, eigene Farben und das Ausblenden der Lipi-Fußzeile.
• Löschen: Wenn du eine Rechnung löschst, wird ihr Freigabelink abgeschaltet. Transaktionen, die du aus ihren Zahlungen gebucht hast, bleiben in deinen Büchern.
• Offline: Bereits geladene Rechnungen kannst du lesen. Erstellen, Teilen und PDF brauchen Internet.

Funktioniert mit

• Kunden für alle, die du abrechnest, und was sie schulden
• Rechnungslayouts für das Aussehen des PDFs
• Rechnungszahlungen zum Erfassen eingegangenen Geldes
• Freigabelinks für Rechnungen zum Versenden ohne PDF
• Wiederkehrende Rechnungen für monatliche Rechnungsentwürfe

Frag einen KI-Assistenten

Verbinde Lipi mit ChatGPT oder Claude (siehe KI-Assistenten) und frag zum Beispiel:

• “Erstelle einen Rechnungsentwurf für Himalayan Tech über 10 Stunden Design zu Rs 3,000 pro Stunde mit 13 % MwSt.” Nutzt create_invoice.
• “Welche meiner Rechnungen sind überfällig und wie viel ist das zusammen?” Nutzt list_invoices.
• “Markiere INV-0002 als bezahlt auf mein Konto bei Nabil Bank.” Nutzt record_invoice_payment und set_invoice_status.

Weitere Tools: update_invoice, get_invoice, delete_invoice, list_identities.