Tạo hóa đơn cho freelancer và doanh nghiệp nhỏ

Đây là gì

Lipi là công cụ tạo hóa đơn cho freelancer, cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Bạn lập hóa đơn với khách hàng, dòng hàng, giảm giá và VAT, rồi chia sẻ bằng liên kết hoặc PDF và theo dõi cho đến khi được thanh toán. Hóa đơn nằm cùng ứng dụng với tài khoản và chi tiêu của bạn, nên khoản tiền nhận được có thể vào thẳng sổ.

Giải quyết vấn đề gì

Hầu hết người lập hóa đơn cho khách hàng giữ một mẫu trong tài liệu, gửi PDF, rồi theo dõi thanh toán trong đầu hoặc trong bảng tính. Lipi giữ hóa đơn, khách hàng và các khoản thanh toán ở một chỗ. Danh sách cho biết hóa đơn nào là nháp, đã gửi, trả một phần, đã trả hoặc quá hạn, và trang khách hàng cho biết khách đó còn nợ bao nhiêu.

Cách hoạt động

1. Mở Hóa đơn từ menu và nhấn Hóa đơn mới. Chọn Hóa đơn trống hoặc Từ mẫu nếu bạn đã lưu mẫu.
2. Ở mục Ai, chọn khách hàng trong Gửi đến (hoặc thêm Khách hàng mới ngay tại chỗ) và kiểm tra người gửi ở Từ. Sau đó điền Chi tiết: số hóa đơn (để trống để dùng số tiếp theo), tiền tệ, ngày lập và ngày đến hạn.
3. Thêm Dòng hàng: mô tả, số lượng, đơn vị (tùy chọn, ví dụ giờ hoặc ngày) và đơn giá. Nhấn Thêm dòng để thêm. Trong Giảm giá và thuế, thêm giảm giá và các loại thuế như VAT.
4. Chọn Phương thức thanh toán để in, thêm Ghi chú và Điều khoản, chọn Bố cục, xem Xem trước và nhấn Lưu. Hóa đơn bắt đầu ở trạng thái Nháp.
5. Trên trang hóa đơn, nhấn Đánh dấu đã gửi. Sau đó dùng Chia sẻ để lấy liên kết, hoặc PDF để tải tệp. Bạn tự gửi một trong hai qua WhatsApp, Viber hoặc email.
6. Khi tiền về, nhấn Ghi nhận thanh toán. Xem thanh toán hóa đơn. Trạng thái tự đổi thành Trả một phần hoặc Đã trả.

Chi tiết và quy tắc

• Trạng thái: Nháp, Đã gửi, Trả một phần, Đã trả, Quá hạn và Đã hủy. Quá hạn được đặt tự động khi hóa đơn đã gửi vượt ngày đến hạn. Về lại nháp và Hủy hóa đơn nằm trên trang hóa đơn. Hóa đơn đã hủy vẫn giữ lịch sử.
• Hóa đơn nháp không bao giờ công khai. Liên kết chia sẻ chỉ hoạt động sau khi bạn đánh dấu hóa đơn đã gửi.
• Đánh số: để trống số hóa đơn và Lipi dùng mẫu của bạn, ví dụ INV-0001. Đổi mẫu, giá trị bộ đếm tiếp theo và tiêu đề mặc định trong Cài đặt hóa đơn, mục Đánh số và tiêu đề. Nếu bạn nhập số đã dùng, Lipi cảnh báo và cho bạn giữ nguyên.
• Tiêu đề: tiêu đề đặt tên cho PDF và trang chia sẻ. Các mã như số hóa đơn được điền tự động.
• Thuế và giảm giá: giảm giá theo phần trăm hoặc số tiền cố định, thuế có sẵn cho VAT và phí dịch vụ, thuế riêng của bạn, thuế đã gồm trong giá, và thuế khác nhau cho từng dòng. Tổng tiền được tính chính xác.
• Ngày: các trường ngày là ô năm, tháng, ngày đơn giản. Hãy gõ ngày theo dạng khách hàng của bạn quen dùng.
• Lưu ý về Nepal: nếu bạn lập hóa đơn với tư cách công ty và khách hàng ở Nepal, hóa đơn có một ghi chú ngắn rằng đây không phải hóa đơn thuế IRD. Hãy kiểm tra cơ quan thuế yêu cầu gì với doanh nghiệp của bạn.
• Lịch sử: mỗi lần lưu đều được giữ lại. Trang hóa đơn liệt kê Đã tạo, Đã sửa và Đã đổi trạng thái. Nếu bạn sửa hóa đơn sau khi chia sẻ, trang công khai ghi là đã chỉnh sửa.
• Nhân bản và mẫu: Nhân bản sao chép một hóa đơn. Lưu khách hàng, dòng hàng và điều khoản bạn hay dùng thành mẫu trong Cài đặt hóa đơn.
• Nhắc bạn: Lipi có thể nhắc bạn ba ngày trước khi hóa đơn đến hạn và một ngày sau đó. Đặt giờ nhắc trong Cài đặt hóa đơn. Lipi không bao giờ nhắn tin cho khách hàng của bạn.
• Gói: hóa đơn và khách hàng miễn phí, không giới hạn số lượng. Gói Miễn phí có một người gửi. Premium thêm nhiều người gửi, logo và chữ ký riêng, màu riêng và ẩn chân trang Lipi.
• Xóa: xóa hóa đơn sẽ tắt liên kết chia sẻ của nó. Các giao dịch bạn đã ghi từ thanh toán của hóa đơn vẫn ở lại trong sổ.
• Ngoại tuyến: bạn đọc được hóa đơn đã tải. Tạo, chia sẻ và PDF cần có internet.

Dùng cùng với

• Khách hàng cho người bạn lập hóa đơn và số họ còn nợ
• Bố cục hóa đơn cho giao diện PDF
• Thanh toán hóa đơn để ghi nhận tiền nhận được
• Liên kết chia sẻ hóa đơn để gửi mà không cần PDF
• Hóa đơn định kỳ cho hóa đơn nháp lập hằng tháng

Hỏi trợ lý AI

Kết nối Lipi với ChatGPT hoặc Claude (xem trợ lý AI) rồi hỏi:

• “Tạo hóa đơn nháp cho Himalayan Tech: 10 giờ thiết kế, 3.000 rupee một giờ, VAT 13%.” Dùng create_invoice.
• “Hóa đơn nào của tôi đang quá hạn và tổng là bao nhiêu?” Dùng list_invoices.
• “Đánh dấu INV-0002 đã thanh toán vào tài khoản Nabil Bank của tôi.” Dùng record_invoice_payment và set_invoice_status.

Các công cụ khác: update_invoice, get_invoice, delete_invoice, list_identities.